Términos y condiciones de Contratación de Servicios - Querétaro Experience DMC

1. Identidad del prestador

Los servicios descritos en este documento son prestados por [RAZÓN SOCIAL], comercialmente conocida como Querétaro Experience DMC (“Querétaro Experience DMC”, “nosotros”).
Domicilio: [DOMICILIO COMPLETO]
RFC: [RFC]
Correo: [EMAIL] | Teléfono: [TEL]
(En adelante, “el Cliente” es la persona física o moral que contrata.)

2. Alcance y naturaleza de servicio

Querétaro Experience DMC diseña, coordina y opera servicios de Destination Management, que pueden incluir (sin limitarse a):

• Planeación y coordinación de eventos corporativos y sociales.
• Diseño y operación de tours y experiencias en Querétaro, San Miguel de Allende y destinos relacionados.
• Logística, transporte, staffing, venues, alimentos y bebidas, producción, proveedores, permisos y coordinación en sitio.
• Servicios de hospitalidad y amenidades.

Importante: Algunos componentes del programa pueden ser ejecutados por proveedores terceros (transportistas, hoteles, recintos, guías, restaurantes, etc.). En esos casos, aplican también los términos del proveedor correspondiente.

3. Cotizaciones, propuestas y confirmación

A) Las cotizaciones/propuestas tienen vigencia de [X] días salvo indicación distinta.
B) La disponibilidad (venues, guías, transportes, habitaciones, etc.) no se garantiza hasta que exista confirmación por escrito y/o pago según corresponda.
C) La contratación se confirma cuando el Cliente:

• Acepta la propuesta por escrito (correo, firma, orden de compra u otro medio acordado),
• Realiza el anticipo establecido, y/o firma el contrato/orden de servicio si aplica.

4. Precios, impuestos y moneda

• Los precios se expresan en [MXN / USD] e [incluyen/no incluyen] IVA (y/o impuestos locales aplicables).
• Si hay cambios de impuestos, derechos, tarifas públicas o costos de terceros (peajes, combustibles, entradas, permisos), pueden reflejarse en el total.
• En servicios con insumos en moneda extranjera o sujetos a tipo de cambio, se aplicará el tipo de cambio [fuente y fecha] o el acordado en la propuesta.

5. Pagos

Salvo que la propuesta indique otra cosa, se aplican estas condiciones:

• Anticipo: 30% para confirmar reservación/operación.
• Saldo: 70% 7 días antes del evento/servicio.
• Métodos: transferencia bancaria y tarjetas de crédito [indicar comisiones si aplican].

Pagos tardíos: El retraso puede causar cancelación de bloqueos, pérdida de disponibilidad o cargos de proveedores.

6. Cambios solicitados por el cliente

• Cambios de fecha, horario, número de personas, menú, ruta, locación o proveedores pueden generar re-cotización.
• Se considera “cambio” toda modificación posterior a la confirmación (aunque sea parcial).
• En programas complejos, podemos establecer fechas límite (“cut-off”) para cambios sin penalización.

7. Política de cancelación y no-show

La cancelación debe solicitarse por escrito. Salvo condiciones específicas en la propuesta/contrato, aplica:

• Más de 7 días antes: reembolso del 90% del monto pagado (o retención del 10% por gestión/administración), menos cargos no reembolsables de terceros si existieran.
• Entre 3 y 7 días antes: reembolso del 50%, menos cargos no reembolsables de terceros.
• Menos de 48 horas o no-show: sin reembolsos.

Aclaración clave: Si proveedores terceros aplican políticas más estrictas (p. ej., hoteles, recintos, boletos, permisos), prevalecerán sus cargos no reembolsables y se informarán en la propuesta cuando sea posible.

8. Clima, seguridad y fuerza mayor

Si el servicio se ve afectado por condiciones climáticas severas, cierres oficiales, conflictos, desastres naturales, pandemias, fallas de infraestructura u otros eventos fuera de control razonable (“Fuerza Mayor”):

• Buscaremos reprogramar o ajustar el programa.
• Los reembolsos, si aplican, dependerán de lo recuperable con proveedores.
• Querétaro Experience DMC no será responsable por pérdidas indirectas derivadas de Fuerza Mayor.

9. Responsabilidad y limitación

En la medida permitida por ley:

• No somos responsables por daños indirectos, incidentales, lucro cesante, pérdidas de negocio o consecuencias derivadas.
• No somos responsables por actos u omisiones de proveedores terceros, salvo negligencia directa atribuible a Querétaro Experience DMC en su rol de coordinación.
• La responsabilidad total de Querétaro Experience DMC se limita al monto efectivamente pagado por el Cliente por el servicio específico que originó la reclamación.

10. Obligaciones del cliente y participantes

El Cliente se compromete a:

• Proporcionar información correcta (participantes, edades si aplica, restricciones, alergias, necesidades médicas relevantes).
• Respetar horarios, puntos de encuentro y reglas de seguridad.
• Asumir costos por daños causados por participantes a terceros, recintos o propiedad.
• Contar con permisos internos/seguros corporativos cuando aplique.

11. Salud, accesibilidad y necesidades especiales

El Cliente debe informar con anticipación: alergias, dietas, movilidad, condiciones médicas relevantes, o requerimientos de accesibilidad. Haremos esfuerzos razonables para apoyar, pero algunos ajustes pueden tener costo o depender de terceros.

12. Uso de imagen (fotografía y video)

Durante eventos/experiencias pueden tomarse fotos o video con fines operativos o de comunicación.

• Si el Cliente requiere restricción de uso de imagen, debe indicarlo por escrito antes del evento.
• Para campañas o casos especiales, se puede solicitar autorización adicional.

13. Datos personales

El tratamiento de datos personales se realiza conforme a nuestro Aviso de Privacidad.
Se utilizan para coordinación, logística, seguridad y personalización del servicio.

14. Propiedad intelectual

Propuestas, itinerarios, guiones, rutas, diseños y materiales creados por Querétaro Experience DMC son propiedad intelectual de la empresa. No pueden reproducirse ni compartirse con terceros para su ejecución sin autorización.

15. Quejas, atención y resolución

Para aclaraciones o quejas: [EMAIL] y [TEL].
Plazo sugerido para reportar incidencias: [X] días posteriores al servicio.

16. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de México. Para interpretación y cumplimiento, las partes se someten a los tribunales competentes de [Querétaro, Qro., México], salvo disposiciones de orden público aplicables.